お客さんごとのメールをAIで何通も作るときは、1通ずつ書かせるより「ひな形」と「差し込み」に分けたほうがミスが少ない。

お客さんごとのメールをAIで何通も作るときは、1通ずつ書かせるより「ひな形」と「差し込み」に分けたほうがミスが少ない。

ひな形は〔会社名〕〔氏名〕〔納期〕のような空欄つきで作ってもらい、中身は顧客の一覧表から入れる。これなら、前の相手の名前が本文の途中に残りにくい。差し込み自体は、Wordの差し込み印刷でもスクリプトでもいい。

それでも起きやすいのが「山田様様」。一覧表の氏名欄にもともと「様」が入っていると、ひな形の「様」と重なる。担当者名が空欄の行で「株式会社○○ 様」になるのも気をつけたい。会社や部署あてなら「御中」なので、氏名が空の行は書き方を分ける。

日付も崩れやすい。Excelの日付を差し込むと、ただの数字や「10/1/2026」の並びで入ることがある。

送る前に見るのは、全件でなくていい。一覧の先頭の行、最後の行、それから空欄のある行。これを自分あてに送って、スマホでも開いてみる。

最後に、ほかの宛先の会社名で全件を検索して、1件も出てこないことを見る。添付ファイルの名前に別の会社名が入っていることもあるので、本文とは別にそこも見ておく。